Il decreto legislativo 196 del 2003, garantisce che il trattamento dei dati personali si svolga nel pieno rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali, nonché della dignità delle persone fisiche, con particolare riferimento alla riservatezza e all'identità personale. Il responsabile che procede al trattamento dei dati, deve attenersi alle istruzioni impartite dal titolare.
I dati personali devono essere:

  trattati in modo lecito e secondo correttezza;
  conservati in una maniera integra e, quindi, sicura a garanzia della tutela del proprietario;
  preservati da qualsiasi intrusione ed attacco esterno alla rete di giacenza.

Secondo la normativa, infatti, i dati personali oggetto di trattamento, devono essere custoditi e controllati, anche in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, in modo da ridurre al minimo, mediante l'adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalita' della raccolta.
In ottemperanza a tale legge, per ogni Organizzazione diventa, perciò, necessario implementare un piano di sicurezza per tutti i dati sensibili archiviati nei propri database.
 

DirectPrivacy nasce con lo scopo primario di aiutare, con le sue funzioni, tutti gli utenti che per i diversi motivi e per forza di cose si trovino a trattare all’interno dell’azienda dati personali.

L'Organizzazione
Con DirectPrivacy la definizione e la gestione della gerarchia aziendale risulta estremamente semplice. E’ possibile definire per ogni Organizzazione:

- le sedi
- i settori nella quale è divisa
- gli utenti

Il trattamento dei dati
Direct Privacy permette ad ogni responsabile, per un particolare trattamento dati personali, di definire tutte le proprietà relative ad esso, come lo scopo, la sede del trattamento e gli incaricati; tutto in un semplice insieme di Step che guidano l’utente nella creazione di un trattamento dati.

Ogni utente incaricato ad un trattamento dati verrà notificato a mezzo mail del compito da svolgere. In tale fase l’utente potrà anche generare la lettera di incarico in formato PDF, che conterrà le istruzioni relative all’incarico ottenuto per il trattamento dati.

Il diritto d'accesso
 Con le nuove norme in merito al trattamento dei dati personali, l’interazione con utenti esterni, “proprietari dei dati”, risulta estremamente complessa nonché di difficile soluzione; si pensi ad Organizzazioni che gestiscono più Data Base con dati relativi a svariati utenti.

La richiesta di una verifica esistenza dei dati a posteriori di una esplicita richiesta di un utente esterno risulta enormemente complessa e dispendiosa in termini di tempo.

Il motore di ricerca di DirectPrivacy, grazie al sistema di connessione con i Data Base aziendali è in grado di ricercare sull’intero sistema aziendale i dati richiesti dandone visibilità solo a chi abilitato
 
La password
DirectPrivacy aiuta enormemente, notificando ad ogni incaricato di cambiare la propria password ogni tre mesi oppure ogni sei mesi (dipende dai dati trattati), nonché valutando e segnalando, in base alle regole imposte da Codice della Privacy, se essa sia utilizzabile o meno.
DirectPrivacy è dotato di un comodo generatore di Password per la creazione automatica di password “ammissibili”.

Il D.P.S.
Il documento programmatico per la sicurezza (DPS) diviene un documento prioritario per ogni Organizzazione. DirectPrivacy ha una sezione relativa ad esso ove dopo una semplice configurazione, sarà presente una prima versione del DPS generabile in formato PDF.

DirectPrivacy notificherà al Titolare del trattamento, quando necessario, di provvedere alla stampa e presentazione del DPS, nonchè le pagine da modificare, riportando per ognuna di esse la data di ultima modifica.

Grazie a tale sezione la preparazione del DPS diviene ogni anno una semplice operazione di adattamento e stampa del documento.