Il WorkFlow designer è uno strumento software semplice ed intuitivo grazie al quale è possibile la creazione dei procedimenti amministrativi semplicemente provvedendo a “disegnare” il flusso procedurale e permette quindi la creazione dei flussi in modo “diretto” nel WFMS senza necessità di rifarsi a componenti client o di importare i flussi generati nel sistema, lo stesso infatti come tutta la componente di WFMS è completamente Web-Based ed embeddata nel sistema e quindi usufruibile a mezzo dei più diffusi browser (IE/FireFox etc) con le medesime credenziali d’accesso al sistema di WFMS.
Il designer mette a disposizione dell’utilizzatore una serie di “tasselli elementari” da poter inserire in numero illimitato e nelle posizioni desiderate al fine di ottenere un flusso che rispecchi fedelmente il procedimento da implementarsi, il tutto con sorprendente semplicità ed implementabile anche da personale non tecnico, non essendo in nessun caso necessario sviluppo software per il disegno dei procedimenti amministrativi.
Inoltre ognuno di tali elementi mette a disposizione, oltre alla propria funzionalità, una serie di parametri di configurazione di forte utilità al fine di assegnare condizioni specifiche ai singoli step e quindi al flusso procedurale.

Il motore di un WFMS, lavora in modo complementare al designer, permettendo la gestione dei flussi in fase di esecuzione. In pratica il “Motore” permette di:

-  Interpretare ed eseguire cioè che il “Designer” ha predisposto
-  Ripercorrere il flusso procedurale
-  Assegnare ad ogni utente le attività da effettuarsi, definendo di fatto “chi deve fare cosa”
-  Gestire le operazioni automatiche/semiautomatiche come ad esempio generare o smistare documentati elettronici

Il motore delle istanze offerto ha inoltre a disposizione alcune importanti utility quali:

-  il motore documentale, al fine di generare modelli di documento assolutamente personalizzati e creati all’intero dello stesso sistema per una  dematerializzazione pura
-  le gestioni dei raggruppamenti attività, per conoscere in modo immediato gli stati delle pratiche
-  lo storico dell’avanzamento delle pratiche per conoscere la storia di ogni singola pratica al fine di una reale trasparenza amministrativa
-  log dettagliati degli eventi e delle operazioni per un tracciabilità completa
-  esecuzione di operazioni a scadenza per tutte le attività automatiche/semiautomatiche
-  calendario appuntamenti: per la gestione di sportelli al cittadino
-  un completo sistema di information retrivial al fine di ricercare con ogni keyword i procedimenti di interesse
-  un completo sistema di statistiche e reportistica dirigenziale al fine di aver a disposizione i dati relativi al proprio sistema
-  predisposizione all’utilizzo di WebServices per l’interazione con strumenti informatici anche a mezzo di SPCCoop
-  integrazione con componente di firma digitale
-  sistema di notifiche al fine di un interazione piena di tutti i partecipanti al flusso procedurale

Risulta immediato trovare in questo sistema di WFMS un prodotto agile e snello per implementare automazioni di ogni tipologia di procedimento amministrativo, per la gestioni di sistemi di sportello al cittadino e rilasci certificati, interagire con altre amministrazioni. Insomma un fondamentale tassello per l’aderanza a pieno al Codice dell’Amministrazione Digitale.