Secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale, le Pubbliche Amministrazioni devono gestire i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, provvedendo alla razionalizzazione e semplificazione degli stessi procedimenti.

Gli Atti a formazione progressiva sono una serie ordinata di documenti ed operazioni orientate all’ottenimento di un risultato in cui possono intervenire più utenti coinvolti nello stesso procedimento amministrativo in tempi diversi: una determinazione dirigenziale, un decreto, una delibera, ecc.
 
Il software fornisce un ambiente integrato per la gestione di tutte le tipologie di Atti, partendo dalla creazione, fino all’adozione di un provvedimento conclusivo attraverso le seguenti attività come per esempio:

- Redazione della proposta (all’interno del Sistema senza l’ausilio di software di terze parti)
- Validazione della proposta
- Espressione del Parere
- Definizione dell’Invito all’Ordine del giorno
- Gestione del Consiglio di Amministrazione (redazione dei verbali di seduta e delle delibere)

Dalla propria postazione di lavoro sarà possibile creare, modificare, completare, validare, firmare digitalmente l’Atto che seguirà il suo percorso predefinito; non sarà più necessario portare un documento da un ufficio ad un altro per la sola vidimazione o per un parere contabile od un visto.

L’Atto è a disposizione degli uffici eventualmente interessati in tempo reale, mentre altri utenti abilitati avranno visibilità dei cambiamenti in essere  (es. in bozza, in attesa di firma, in attesa parere).

Ogni utente avrà la propria scrivania virtuale dove effettuare operazioni e potrà condividere i documenti in modo sicuro, ricercarli e visualizzarli in modo veloce ed efficiente. Tutto viene  gestito in completa autonomia di scelta operativa, come utilizzando la carta.

  Definizione dei layout
Un editor semplice ed intuitivo permette di creare, nel modo più gradito, il layout della documentazione che si forma automaticamente durante la gestione del flusso; una serie completa di [TAG] automatici permettono inoltre di definire campi dinamici valorizzati al completamento di una azione, come per esempio:

- Numerazioni automatiche
- Premessa
- Dispositivo
- Utenti coinvolti
- Date
- Oggetto delle proposte
...

  Definizione dei flussi
Il modulo permette di definire il flusso per qualsivoglia tipologia di Atto (es. determinazione con parere contabile, senza parere, con visto del Direttore Generale, proposta di delibera da inoltrare al Consiglio, e così via.). Una serie di opzioni permettono, ove necessario di:

- Attivare il flusso per una o più UOR
- Protocollare automaticamente,  la documentazione per ogni singolo step previsto (proposta, parere, ordine del giorno ...)
- Registrare automaticamente l’Atto (Registri di Settore, Raccolte Ufficiali)
- Definire gli utenti con il compito di visionare la documentazione prima della firma del dirigente
- Definire gli utenti che collaborano con i Dirigenti alla redazione del parere
- Definire diverse tipologie di pareri (es. approvato, non approvato, approvato con riserva, ...)
- Inviare notifiche automatiche (es. in attesa firma, completato, ...)
- Definire atti a firma congiunta
- Definire step consultivi (es. pareri non vincolante)
- Definire flussi con avvio automatico
- Gestione della revoca, annullamento di un Atto (es. autotutela)
- Definire la visibilità di un Atto (es. Atto Pubblico)
- Etc.

  Gestione dell’Atto
L’Atto viene creato e gestito nel formato elettronico all’interno del Sistema durante tutto il suo percorso; si ha sempre il pieno controllo del flusso conoscendone lo stato. Inoltre l’utente:
- Può compilare le sezioni di interesse e tralasciare momentaneamente altre (es. premessa, dispositivo, ...)
- Può allegare qualsivoglia tipo di file
- Definire Settori da notificare
- Definire gli Utenti per la firma congiunta
- Ha visibilità di eventuali azioni di altri sull’atto (firme, commenti, ...).

  Sono presenti inoltre le seguenti Funzionalità:
- salvataggio di stati intermedi
- preview in HTML
- la generazione dei PDF
- la firma digitale
- disponibilità dell’atto in formato p7m
- firma alternativa in caso di indisponibilità della smartcard.
- firma digitale multipla

Attraverso i moduli di ricerca è possibile reperire un atto utilizzando uno dei campi con cui è stato classificato ovvero incrociando tra di loro tutte le maggiori informazioni in esso contenute con la regola and.