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Gestione elettronica dei documenti

Una delle attività più importanti previste dal Codice è la gestione elettronica dei documenti, quindi l'archiviazione strutturata ed organizzata di tutti i documenti prodotti, ai fini di un rapido reperimento e di un’agevole consultazione degli stessi.

Con l’introduzione del Sistema di Gestione Elettronica dei Documenti (SIGED) si realizza anche un miglioramento della qualità delle informazioni a supporto dei processi.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti, nel dettaglio, consente:

  la conservazione elettronica sostitutiva del cartaceo
  una facilità di ricerca che porta ad un miglioramento della reperibilità dei documenti e delle informazioni a supporto dei processi, sia decisionali che operativi
  il miglioramento della qualità dei documenti, anche attraverso la definizione di modelli di riferimento
  l’aumento del grado di controllo dei processi, con funzionalità relative non solo alla creazione strutturazione ed archiviazione dei documenti ma alla gestione di legami logici fra contenuti di diversi documenti
  il controllo selettivo dell’accesso ai documenti

Principali moduli

  Gestione delle bozze
I documenti registrati, possono essere gestiti come bozze. Un documento in bozza gode di tutte le proprietà presenti nel sistema per i documenti protocollati, ma risulta essere “modificabile”.

Un documento in bozza potrà quindi essere sottoposto a tutte le operazioni di gestione documentale quali il versioning, la modifica, l’apposizione di firma digitale.

  Scrivania virtuale personale
E' possibile visualizzare documenti di competenza, azioni da compiere (es. firmare digitalmente), notifiche effettuate, aggiungere delle note, gestire i propri fascicolatori personali, etc. L’uso dei fascicolatori personali, consente inoltre di riordinare la documentazione secondo le proprie esigenze (per numero, tipo, attività, periodo, data di scadenza, valuta o importo dovuto, etc.).

  Gli Organizzatori personali
Gli organizzatori personali rappresentano raccoglitori virtuali dove ogni utente può organizzare a proprio piacimento i documenti di cui ha visibilità, in modo totalmente indipendente. È possibile associare un nome personale ad ogni raccoglitore.

  Versioning dei documenti
Ogni documento può essere disponibile oppure in fase di modifica, tale operazione viene comunemente definita check-in e check-out. In fase di check-out, il documento viene bloccato in modifica e sbloccato in fase di check-in con il tracciamento della versione inserita (versioning). L’utente abilitato ha a disposizione sempre tutte le versioni del documento.

  Fascicolazione
Con WeLodge l’utente ha la possibilità di replicare in formato elettronico un vero è proprio fascicolo cartaceo ed i suoi sottofascicoli, indicandone anche la posizione fisica all’interno dell’Organizzazione.
Un fascicolo è propriamente visto come un estensione dell’Archivio al fine di raccogliere e classificare documenti aventi le stesse caratteristiche.

Il fascicolo è dotato di fondamentali proprietà quali:

- Data di apertura
- Data di chiusura
- Lista dei documenti inseriti
- Lista dei documenti collegati
- Lista dei sottofascicoli
- Lista dei fascicoli collegati
- Posizione fisica del fascicolo

In termini di classificazione della documentazione, è sempre possibile inserire documentazione all’interno dei fascicoli aperti, inserendo un documento in uno specifico fascicolo, ma con l’opportunità di collegarlo logicamente a più fascicoli.
Sarà sempre possibile conoscere numero di sottofascicoli, numero di documenti presenti nel fascicolo, numero di fascicoli collegati e numero di documenti collegati al fascicolo.

  Ricerca dei fascicoli
Come per i documenti, anche nel caso dei fascicoli è presente una comoda funzione di ricerca di un fascicolo che permette la ricerca di tali elementi e quindi di aggregazione di documenti con caratteristiche comuni.

  Gestione dei collegamenti
Tutti i documenti presenti all’interno di WeLodge potranno essere collegati ad uno o più ulteriori documenti. La possibilità di collegare documenti è fondamentale nel momento in cui documentazione protocollata in momenti diversi debba essere collegata al fine di un immediato reperimento in una seconda fase.

Analoga operazione è possibile per i fascicoli. Tutti i fascicoli possono essere tra di loro collegati.

  Gestione degli allegati
La gestione degli allegati nel sistema è fortemente curata. Ogni documento può avere ad esso associato da 1 ad N allegati. Ogni allegato ha proprietà quali l’oggetto, note, tipologia file, e per ognuno di essi, la relativa versione PDF riporta nel piede del documento le informazioni in merito al documento al quale risulta allegato.

  Spedizione e notifica
Il documento ricercato può essere visualizzato stampato o spedito automaticamente tramite web e-mail integrata. Si può inoltre corredare il documento di note ed allegati che lo accompagnano nella spedizione ad altro utente.

È sufficiente selezionare il documento desiderato ed accedere al modulo; a questo punto, scegliendo nella apposita Rubrica, l’utente può notificare il documento ai singoli destinatari selezionati o gruppi. La soluzione si compone di due moduli principali:

- Configurazione della notifica
- Invio della notifica

Il primo consente di definire il layout della notifica da inoltrare. Il secondo, di facile utilizzo ed intuitivo, rappresenta una web mail per l’invio delle notifiche e/o del documento stesso.

Un editor semplice ed intuitivo permette di creare, nel modo più gradito, il layout della notifica; una serie completa di [TAG] automatici permettono inoltre di definire campi dinamici valorizzati all’atto della generazione della notifica, come per esempio: oggetto del documento, numero di protocollo, Settore mittente, utente che invia, data, note aggiuntive, Etc.

La trasmissione avviene utilizzando un server di posta. Le principali caratteristiche del modulo sono rappresentate dalle seguenti funzionalità:
- rubrica degli utenti destinatari
- invio della notifica per conoscenza anche ad altri utenti
- possibilità di allegare file residenti nel proprio personal computer
- possibilità di allegare il documento da notificare con un semplice checK
- definire delle note aggiuntive alla notifica
- preview della notifica nel formato html o pdf
- storico personale degli indirizzi cui è stata inviata la notifica

  Statistiche
La funzionalità permette di generare Statistiche grafiche e numeriche su tutta la documentazione digitalizzata per origine, tipologie, categorie, uffici, classificazione, etc. oltre la possibilità di esportare ogni griglia nel formato excel.

  Esportazione delle griglie nel formato file.xls
Tutte le griglie visibili nel Sistema sono esportabili nel formato xls. Sarà possibile dunque organizzare dei reports personali sulla base dei documenti ricercati e delle propri esigenze (es. tutte le fatture del mese di gennaio inviate da Mario Rossi, tutti i DDT di Mario Bianchi registrati in magazzino, etc.)

  Ricerca avanzata dei documenti
Sono previste procedure di ricerca avanzata che permettono la ricerca di più documenti in base ad uno o più valori di registrazione. Molto utile e potente risulta anche la ricerca multipla che consente di inserire una stringa di testo e chiedere al sistema di cercarla in una o più delle proprietà selezionate dall’utente.





 

 

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