Uno degli obblighi di maggiore impatto sulle attività che il Codice ha previsto per le Pubbliche Amministrazioni consiste nell’informatizzazione dei processi (procedimenti amministrativi) o flussi di lavoro (WorkFlow) che, come definito dal codice,  è la gestione dei procedimenti amministrativi con l’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

Il WorkFlow Management System è “un sistema” che definisce, crea e gestisce l’esecuzione di flussi di lavoro attraverso l’uso di un software che è in grado di interpretare definizioni di processo, interagire con i partecipanti al flusso di lavoro e, se richiesto, invocare l’uso di applicazioni e strumenti informatici.I sistemi di WorkFlow management forniscono il supporto ai processi di business attraverso la gestione della sequenza di attività da svolgere e l’invocazione delle risorse necessarie.

Un WFMS consente di:

- disegnare un procedimento amministrativo
- suddividere un procedimento in fasi, passi e funzioni
- assegnare delle condizioni specifiche ad un flusso procedurale
- assegnare ogni fase ad un utente oppure ad un centro di responsabilità
- gestire i tempi delle varie attività
- gestire gli attori come singoli utenti o come gruppi
- gestire lo stato delle singole pratiche con l’indicazione dell’avanzamento ed identificazione del responsabile, - durata massima, proprietario, eccezioni rilevate
- produrre report esaustivi sulle attività svolte, sul divenire della procedura e sulla produttività
- sapere chi deve fare cosa entro quando
- sapere chi ha fatto cosa e quando

Il WFMS proposto, permette di costruire ogni tipologia di flusso istruttorio, semplicemente andando ad aggiungere “step esecutivi” al flusso procedurale razionalizzato. Dunque, indipendentemente dalla complessità del procedimento e senza limiti di sorta al numero di passi da effettuarsi, sarà possibile disegnare il flusso desiderato al fine di utilizzarlo per le istanze istruttorie.
Componenti fondamentali del WFMS sono il “designer”, strumento ideale al fine di disegnare in modo semplice ed intuitivo i procedimenti amministrativi, ed il “motore delle istanze” capace di eseguire un flusso sulle base delle regole impostate nel designer.

  WorkFlow Designer
Il WorkFlow designer è uno strumento software semplice ed intuitivo grazie al quale è possibile la creazione di qualsivoglia procedimento amministrativo semplicemente provvedendo a “disegnare” il flusso procedurale precedentemente razionalizzato ed ottimizzato, tale strumento è completamente embeddato nell’applicazione Web e permette quindi la creazione dei flussi procedurali in modo “diretto” nel WFMS senza necessità di rifarsi a componenti client o di importare i flussi generati nel sistema, lo stesso infatti come tutta la componente di WFMS sarà usufruibile a mezzo dei più diffusi browser.
Il sistema prevede la possibilità di definire iter procedurali da attivare sulle pratiche in relazione alle loro proprietà. Il sistema permette in pratica di creare una serie diTask da effettuare creando un WorkFlow:

Ogni singolo task sarà composto da proprietà quali:
- Nome
- Descrizione breve
- Istruzioni operative
- Prossima attività (per esito positivo e negativo)
- Scadenza
e può inoltre essere assegnato ad utenti o gruppi di utenti. Su richiesta è possibile notificare agli stessi utenti la necessità di effettuare un determinato task, nonché ai responsabili l’esecuzione degli stessi.

  Motore di WorkFlow
Il motore di un WFMS, lavora in modo complementare al designer, permettendo la gestione dei flussi in fase di esecuzione.

In pratica il “Motore” permette di:
- Interpretare ed eseguire cioè che il “Designer” ha predisposto, garantendo l’iter amministrativo
- Ripercorrere il flusso procedurale disegnato dal responsabile del procedimento
- Assegnare ad ogni utente le attività da effettuarsi, definendo di fatto “chi deve fare cosa”
- Supportare ogni utente nelle proprie attività
- Gestire le operazioni automatiche/semiautomatiche come ad esempio generare o smistare documentati elettronici,
- Fornire informazioni sulla corretta operatività,
- Eseguire operazioni a scadenza

il tutto semplificando il lavoro degli utenti e favorendo gli scambi tra uffici e tra diverse pubbliche amministrazioni. In pratica il motore scandisce in ogni momento “chi deve fare cosa” permettendo la naturale evoluzione del flusso procedurale dall’istanza alla conclusione dello stesso fluidificando le attività degli operatori ed ottimizzando i tempi di interazione tra gli uffici.

  Per ottenere il massimo della flessibilità è previsto che l’operazione di creazione di una nuova istanza possa avvenire in diverse modalità, ad esempio:

- Il WorkFlow può essere attivato in modalità manuale, su qualsiasi documento afferito al sistema e da qualsiasi utente ne abbia i diritti. In tali contesti il WorkFlow da attivare è selezionato dall’utente che ne diviene il responsabile di procedimento;
- Il workflow può essere attivato mediante attività automatiche per tramite di modelli di assegnazione. Ogni WorkFlow può essere associato a documenti prestabiliti ed ad un responsabile per un associazione automatica dello stesso ad un procedimento amministrativo.

In tal modo tutti i documenti che rispettano determinate caratteristiche attiveranno un iter procedurale predefinito.