Ogni azienda gestisce quotidianamente numerosi documenti, dai documenti amministrativi alle offerte commerciali, dal materiale marketing alla documentazione tecnica ed amministrativa.

I processi di digitalizzazione e dematerializzazione sono oggi alla portata di tutti. E' possibile effettuare la de materializzaizone di ogni documento aziendale, sin anche le fatture, grazie al processo legato alla fatturazione elettronica.

La Normativa Italiana permette infatti la totale dematerializzazione degli archivi cartacei dando valenza probatoria legale e fiscale al documento informatico; inoltre l’uso sempre più diffuso della firma digitale e la recente normativa sulla conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, sigillano il processo di dematerializzazione dei documenti amministrativi quali fatture, bolle, ddt, note di credito, cedolini paga, registri contabili, ordini, libri IVA, etc.

Lo strumento informatico permette alle aziende di ottenere numerosi vantaggi rispetto alla gestione cartacea:

  facile reperibilità del documento da qualunque luogo
  disponibilità certa del documento
  veloce individuazione del documento di interesse
  riduzione del volume di ingombro
  riduzione dei costi di archiviazione
  gestione e tracciabilità dei flussi documentali (workflow)

La piattaforma WeLodge fornisce un unico ambiente integrato per la gestione e digitalizzazione di tutti i procedimenti amministrativi, usufruendo di tutti i servizi, dalla archiviazione alla gestione documentale, dal Business Process Management all’apposizione del sigillo, tramite firma digitale integrata, su tutta la documentazione prodotta attraverso un'unica interfaccia web gradevole e di semplice utilizzo, senza mai dover cambiare strumento applicativo.

L’intero Ufficio, Ente, riprodotto nella piattaforma software, è a portata di un click (ricercare, firmare, validare, inviare notifiche, allegare documentazione, etc.), permettendo di compiere azioni in tempo reale.

I VANTAGGI PRINCIPALI

•   Abbattimento del cartaceo (risparmio di costi in termini di volumi di stampe ed occupazione per l’utilizzo di Archivi fisici)
•   Trasformazione di tutta la documentazione (amministrativa, fiscale, ecc...) in PDF con apposizione della segnatura in calce
•   Firma digitale integrata, anche per firme multiple e massive di documentazione
•   Processi rapidi di importazione ed esportazione massiva di documentazione a blocchi
•   Organizzazione più efficace ed efficiente (un Sistema all in one, per ricercare un documento in pochi secondi e da qualunque luogo, definire un procedimento  con pochi click, firmare e validare, valorizzando il proprio tempo)
•   Disponibilità certa del documento e veloce individuazione del documento di interesse
•   Gestione e tracciabilità dei flussi documentali 
•   Miglioramento dell’immagine aziendale (un servizio più veloce ed efficiente rappresenta un’attrattiva per l’utente finale)
•   Già in linea con la normativa Brunetta e quindi in pieno rispetto della normativa in vigore sulla digitalizzazione, archiviazione digitale, dematerializzazione e conservazione sostitutiva

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