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Archiviazione documentale

Archiviazione - Il software acquisisce e archivia qualsivoglia tipologia di documentazione nel formato digitale (preventivi, ordini e contratti, DDT e fatture, comunicazioni, plichi sigillati, e-mail, etc.), ne consente l’archiviazione (Archivio, fascicoli), protocollazione, assegnazione ad un ufficio, condivisione e la visualizzazione veloce; l'acquisizione del documento è multicanale e può avvenire indifferentemente da scanner, da file, da fax o da e-mail.

Ricerca - La reperibilità del documento è immediata, la ricerca si può effettuare utilizzando una singola voce o combinando più dati inseriti in fase di registrazione del documento (Tipologia, archivio, fascicolo, oggetto, mittente, destinatario, note, protocollo etc.).

Firma digitale integrata – Il modulo consente di firmare digitalmente tutta la documentazione acquisita nel Sistema in modalità on line permettendo di apporre firme digitali su documenti informatici residenti su server, diminuendo così i tempi di latenza necessari al trasporto fisico di documenti dal server verso il client e viceversa. Il Sistema consente anche la firma digitale multipla su lotti di file.

Timbro digitale - Il timbro digitale che viene apposto al documento, ha il compito di garantire che il documento cartaceo che viene stampato possa essere verificato e ricondotto nell'ambito del processo digitale certificato che lo ha generato: in pratica è come se il documento stampato fosse l'estensione cartacea di un documento digitale debitamente firmato e certificato.

Conservazione sostitutiva – Completata la fase di digitalizzazione ed archiviazione il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche sottoscritti, e eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

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