La firma digitale risulta un tassello fondamentale ed imprescindibile per il processo di “digitalizzazione”. Solo grazie alla firma digitale è infatti possibile finalizzare qualsivoglia procedimento, dando validità legale ai documenti informatici, senza dover ricorrere all’uso del cartaceo. La firma digitale, introdotta in sistemi di gestione documentale, ove la documentazione risiede sul server, introduce però alcuni problemi di carattere pratico. Di fatto l’apposizione della firma deve avvenire sul dispositivo “SmartCard” sul quale risiede la chiave privata del sottoscrittore, per cui la trasmissione su rete, talvolta lenta, dell’intero documento, introduce tempi di latenza elevati per l’apposizione della firma sul singolo documento, e allo stesso modo rende spesso improponibile l’apposizione della firma su un blocco costituito da numeri elevati di documenti.

La soluzione di Artensys, Firma On Line, permette di apporre firme digitali su documenti informatici residenti su server, diminuendo così i tempi di latenza necessari al trasporto fisico di documenti dal server verso il client e viceversa.

Il sistema di firma, cioè composto da una componente lato client (Active X) ed una lato server, che permette di scomporre il procedimento di firma digitale, il quale viene infatti separato tra componente client e componente Server. Il processo può essere infatti re-ingegnerizzato come segue:

Il processo è cioè diviso in più momenti, perfettamente divisi tra client e server, il che introduce una serie di vantaggi senza intaccare in alcun modo i principi di base della firma digitale, nello specifico:

La firma digitale viene apposta lato client
L’utente può esercitare la sua volontà di visionare il documento, (tecnologia WYSIWYS) semplicemente interagendo con l’ActiveX
Possibilità di applicare la firma digitale “massiva”, di fatti in rete saranno fatti transitare quantità minime di dati, ad esempio ci si assesta a 125Kb per 1000 documenti, indipendentemente dalla loro dimensione.
In un processo come quello descritto il vantaggio principale è l’interazione con sistemi di gestione documentale di terze parti, i quali possono utilizzare il sistema di firma On-Line come un servizio  di “apposizione della firma digitale”, senza in alcun modo intaccare i loro processi di gestione documentale.