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Conservazione Digitale Sostitutiva con WeLodge

L’attuale normativa consente la conservazione a norma, in formato digitale, di tutta la documentazione amministrativa .
Completata la fase di digitalizzazione ed archiviazione il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche sottoscritti, e eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
Si possono inoltre scansionare e conservare sostitutivamente anche gli anni precedenti iniziando il processo quando si vuole. Solo dopo il processo di Conservazione Sostitutiva i documenti cartacei possono essere smaterializzati (distrutti). In questo modo si libereranno gli archivi di tutta le carta che per legge si dovrebbe altrimenti mantenere per almeno 10 anni (art 2220 del C.C.).
L'applicazione della conservazione sostitutiva legale, insieme con la spinta verso la fatturazione elettronica ha assunto un’importanza strategica in considerazione del continuo aumento della mole di documenti gestita da ogni azienda.
Una volta suddivisi i dati rilevanti o meno dal punto di vista tributario è poi possibile con semplici procedimenti integrati nella piattaforma documentale WeLodge renderli digitali e conservandoli in maniera sostitutiva. E’ possibile applicare il procedimento con particolari accorgimenti sia la documentazione “analogica” che quella “informatica”.
A tal fine è necessario definire un “Responsabile per la conservazione sostitutiva” (RdC) interno o esterno all’azienda, il quale si preoccuperà di selezionare i lotti di documenti ai quali effettuare il procedimento, apporrà sugli stessi e su una loro impronta informatica la firma digitale e la relativa marcatura temporale per poi archiviarli su supporto ottico non riscrivibile.

Vantaggi

La conservazione sostitutiva consente di ottimizzare la gestione dei documenti in termini di:

  eliminazione dei costi fissi e/o variabili relativi all’uso di spazi per la conservazione della carta (affitto, manutenzione, custodia, tipologia di locale, etc.)
 diminuzione costi per l’acquisto di materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali)
 diminuzione costi per la manutenzione di sistemi per la stampa (fotocopiatrici, stampanti, etc.)


Inoltre l’implementazione di un Sistema informatico per l’archiviazione digitale della documentazione porta
gli indubbi vantaggi di:

 velocizzare l’accesso alle informazioni (documenti ricercabili in pochi secondi)
 garantire maggiore sicurezza e controllo per l’accesso alla documentazione
gestire in maniera flessibile la documentazione digitale (invio per Posta Elettronica Certificata, FAX, firma digitale, download, etc.)
 ottimizzare e monitorare i flussi di lavoro attraverso l’implementazione di sistemi di WorKflow Management
 aumentare la produttività, efficacia ed efficienza del personale attraverso l’impiego di risorse umane in altre attività
 consentire un più rapido accesso alla documentazione anche ad utenti disabili 
 rispettare appieno la normativa in tema di digitalizzazione
 
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