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E’ oramai norma in ogni azienda l’emissione e lo smistamento delle fatture per tramite di strumenti informatici. Le fatture sono quasi sempre sviluppateattraverso sistemi gestionali, fogli elettronici ed inviate ai propri clienti in formati standard come il PDF anche per tramite di mail. Tutto ciò è parte di un procedimento definito “Fattura telematica” fortemente diffuso nelle aziende di medie e grandi dimensioni. Ma a fronte di ciò resta ancora un obbligo effettuare la stampa della fattura sia essa attiva che passiva, con la relativa archiviazione e conservazione del cartaceo per lunghi periodi e soprattutto con costi elevati. 

Sono molti gli studi che dimostrano di come i costi di gestione della fattura superino in ogni caso i 25/30€ per singolo documento portando nel tempo a problematiche di ingombro e recupero delle stesse.
Per questo motivo l’adozione della “Fattura elettronica”  deve essere vista come un opportunità per le aziende al fine di ottenere drastici risparmi in termini di gestione e soprattutto di conservazione e reperimento di tutta la documentazione amministrativa, con risparmi medi di gestione certamente superiori al 50%.

Al fine di implementare un sistema di fatturazione elettronica è fondamentale:
Accordarsi con il cliente/fornitore al fine di scambiarsi documenti in solo formato digitale
Effettuare sulla documentazione un processo di firma digitale e marcatura temporale al fine di trasformare la “fattura informatica” in “fattura elettronica”
Implementare un sistema di conservazione sostitutiva
 
ArtenSys può supportarvi in tutto  ciò rendendo i procedimenti di fatturazione telematica estremamente rapidi ed economici con la presenza di portale on-line per i clienti, ma soprattutto grazie alla propria suite documentale WeLodge consente la gestione della fattura elettronica oltre la gestione di ogni altro tipo di documentazione contabile, amministrativa, etc.
Tutte le fatture attive, generate attraverso ogni tipologia di sistema di fatturazione potranno essere archiviate e classificate in WeLodge per poi essere firmate e marcate temporalmente al fine dell’invio al fornitore sotto forma di “Fattura elettronica”.

Attraverso WeLodge è poi possibile:

 Distribuire la fattura ai clienti per tramite di mail (anche certficata)
 Distribuire la fattura ai clienti per tramite di un portale dedicato ai propri clienti
 Effettuare il processo di conservazione sostitutiva a norma con cadenza almeno quindicinale come previsto dalla norma in merito alla fatturazione elettronica.

Grazie a WeLodge è dunque possibile mettere in atto in tempi estremamente rapidi il processo di fatturazione elettronica beneficiando immediatamente di tutti i vantaggi previsti quali:
 Drastica riduzione dei costi
 Riduzione di ingombro del cartaceo, anche grazie all’azione di una suite documentale completa
 Immediato reperimento della documentazione in caso di necessità
 

 

WeLodge - Document and Business Process Management

La piattaforma WeLodge fornisce un unico ambiente integrato per la gestione dei processi e per la digitalizzazione di tutti i procedimenti aziendali, usufruendo di tutti i servizi, dall' acquisizione (via scanner, fax, PEC, email) all' archiviazione (singola, massiva, differita, batch), dalla Gestione Documentale alla Conservazione Sortitutiva, dal Business Process Management  al WorkFlow integrato,  attraverso un'unica interfaccia web intuitiva ed immediata.

L’intero Ufficio, Ente, riprodotto nella piattaforma software, è a portata di un click (ricercare, firmare, validare, inviare notifiche, allegare documentazione, etc.), permettendo di compiere azioni in tempo reale. Più di 10 anni di esperienza e referenze al vostra servizio.

Schema di Workflow Documentale

Suite Documentale integrata WeLodge

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I VANTAGGI PRINCIPALI DI WELODGE

  •   Ambiente totalmente integrato, unico punto di accesso, multiutente, multisito, gestione AOO, UOR
  •  Abbattimento del cartaceo (risparmio di costi in termini di volumi di stampe ed occupazione per l’utilizzo di Archivi fisici)
  •   Trasformazione di tutta la documentazione (amministrativa, fiscale, ecc...) in PDF con apposizione della segnatura in calce
  •   Firma digitale integrata, anche per firme multiple e massive di documentazione
  •   Processi rapidi di importazione ed esportazione massiva di documentazione a blocchi
  •   Organizzazione più efficace ed efficiente (un Sistema all in one, per ricercare un documento in pochi secondi e da qualunque luogo, definire un procedimento  con pochi click, firmare e validare, valorizzando il proprio tempo)
  •   Disponibilità certa del documento e veloce individuazione del documento di interesse
  •   Gestione e tracciabilità dei flussi documentali 
  •   Miglioramento dell’immagine aziendale (un servizio più veloce ed efficiente rappresenta un’attrattiva per l’utente finale)
  •   In pieno rispetto della normativa in vigore sulla digitalizzazione, archiviazione digitale, dematerializzazione e conservazione sostitutiva

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