E’ oramai norma in ogni azienda l’emissione e lo smistamento delle fatture per tramite di strumenti informatici. Le fatture sono quasi sempre sviluppateattraverso sistemi gestionali, fogli elettronici ed inviate ai propri clienti in formati standard come il PDF anche per tramite di mail. Tutto ciò è parte di un procedimento definito “Fattura telematica” fortemente diffuso nelle aziende di medie e grandi dimensioni. Ma a fronte di ciò resta ancora un obbligo effettuare la stampa della fattura sia essa attiva che passiva, con la relativa archiviazione e conservazione del cartaceo per lunghi periodi e soprattutto con costi elevati.
Sono molti gli studi che dimostrano di come i costi di gestione della fattura superino in ogni caso i 25/30€ per singolo documento portando nel tempo a problematiche di ingombro e recupero delle stesse.
Per questo motivo l’adozione della “Fattura elettronica” deve essere vista come un opportunità per le aziende al fine di ottenere drastici risparmi in termini di gestione e soprattutto di conservazione e reperimento di tutta la documentazione amministrativa, con risparmi medi di gestione certamente superiori al 50%.
Al fine di implementare un sistema di fatturazione elettronica è fondamentale:
Accordarsi con il cliente/fornitore al fine di scambiarsi documenti in solo formato digitaleEffettuare sulla documentazione un processo di firma digitale e marcatura temporale al fine di trasformare la “fattura informatica” in “fattura elettronica”
Implementare un sistema di conservazione sostitutiva
ArtenSys può supportarvi in tutto ciò rendendo i procedimenti di fatturazione telematica estremamente rapidi ed economici con la presenza di portale on-line per i clienti, ma soprattutto grazie alla propria suite documentale WeLodge consente la gestione della fattura elettronica oltre la gestione di ogni altro tipo di documentazione contabile, amministrativa, etc.
Tutte le fatture attive, generate attraverso ogni tipologia di sistema di fatturazione potranno essere archiviate e classificate in WeLodge per poi essere firmate e marcate temporalmente al fine dell’invio al fornitore sotto forma di “Fattura elettronica”.
Attraverso WeLodge è poi possibile:
Distribuire la fattura ai clienti per tramite di mail (anche certficata)
Distribuire la fattura ai clienti per tramite di un portale dedicato ai propri clienti
Effettuare il processo di conservazione sostitutiva a norma con cadenza almeno quindicinale come previsto dalla norma in merito alla fatturazione elettronica.
Grazie a WeLodge è dunque possibile mettere in atto in tempi estremamente rapidi il processo di fatturazione elettronica beneficiando immediatamente di tutti i vantaggi previsti quali:
Drastica riduzione dei costi
Riduzione di ingombro del cartaceo, anche grazie all’azione di una suite documentale completa
Immediato reperimento della documentazione in caso di necessità