Dal 1° gennaio 2004 ogni Unità amministrativa (enti locali, comunità, consorzi, associazioni, amministrazioni centrali, Enti Pubblici non economici, enti del SSN, istituti scolastici, istituzioni universitarie), ha l’obbligo di provvedere a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati per l’archiviazione e la gestione elettronica documentale. La digitalizzazione delle P.A. stabilisce che ogni singola Unità individui al suo interno un insieme di Aree Organizzative Omogenee (A.O.O.) dotando ciascuna di esse di un sistema di protocollo informatico e certificando, così, tutta la sua documentazione acquisita e prodotta.

Nel pieno rispetto delle disposizioni del D.P.R. 445/2000, un sistema di Protocollo Informatico deve:

  garantire l’integrità e la sicurezza dei dati
  garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in arrivo, partenza ed interni
  generare automaticamente il numero di protocollo e sua registrazione in forma non modificabile
  garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione adottato
  consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo  nell’arco del periodo selezionato
registrare in forma non modificabile l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificare univocamente il contenuto
  garantire la memorizzazione delle informazioni annullate nella base di dati
  effettuare l’operazione di segnatura del protocollo contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo

Il Protocollo Informatico rappresenta, quindi, il punto di partenza del processo di digitalizzazione previsto dal Codice.

  Organigramma aziendale
La definizione dell'organigramma aziendale permette una perfetta gestione dei permessi sui documenti; la definizione degli Utenti con i rispettivi diritti, combinata con sistemi di identificazione, offre garanzia di sicurezza e riservatezza per i vari tipi di documenti digitali.

  Gestione ruoli ed utenti
Gestione dei ruoli/utenti: Il software è dotato di un sistema di Access Control List in base al quale ogni utente è abilitato solo alle funzionalità alle quali è associato.

  Accesso al sistema
L’accesso alle funzionalità del software è consentito ai soli utenti abilitati, il sistema d’accesso è integrabile con Active Directory, permettendo di ereditare gli utenti dei domini presenti.

  Inserimento dei documenti
Tale operazione è divisa in step ed è inserita in un “wizard” che permette all’utente di seguire un percorso logico durante l’inserimento.

  Acquisizione documenti digitale ed ottica da cartaceo
Il software acquisisce e archivia qualsivoglia tipologia di documentazione nel formato digitale. Inoltre WeLodge è dotato di un modulo definito “Station” il quale permette l'acquisizione della documentazione da cartaceo. In particolare si occupa della gestione di uno scanner, il quale permette di trasformare in file TIFF i documenti cartacei. Inoltre tale modulo è dotato di funzioni per la gestione della immagine scansionata quali rotazione, allineamento, ingrandimenti etc.

Più operatori possono operare contemporaneamente dividendosi il carico di lavoro tra scansione ed archiviazione. Questo consente di ottimizzare la produttività specializzando il conferimento del pool di operatori addetti all’acquisizione del cartaceo.

  Registrazione e protocollazione
Una volta inserito un documento nel sistema è possibile apporre un numero di protocollo automatico

  Documento Simile
La funzionalità consente di registrare in pochi secondi numerosi documenti simili tra di loro (per assegnazione, archivio, corrispondente, etc.)

  Archiviazione
Tutta la documentazione viene organizzata e archiviata in titoli, classi, sottoclassi (cartelle, sottocartelle) ed in fascicoli e sottofascicoli, attraverso una struttura grafica ad albero di semplice navigazione.

  Inalterabilità dei documenti
Tutte le informazioni riguardanti il documento protocollato ed eventuali allegati e collegati sono archiviate all’interno del server documentale e rese inalterabili in fasi successive al procedimento di protocollazione utilizzando la verifica incrociata a mezzo di hash code.

  Generazione dell’etichetta con numero di protocollo
Sui documenti originari in formato cartaceo viene normalmente apposta una segnatura (numero di protocollo). WeLodge mette a disposizione una funzionalità per generare l’etichetta in formato PDF, in modalità grafica o testuale con codice a barre.

  Registro della documentazione
Funzione di stampa del registro definendo il periodo desiderato.

  Generazione dei PDF
Generazione dei PDF: Tutti i documenti protocollati sono trasformabili in formato PDF, al fine di ottenerne una semplice e veloce visualizzazione con prodotti gratuiti come acrobat reader. Per tutti i documenti registrati è possibile evidenziare nel PDF generato i riferimenti alle firme digitali in visualizzazione e stampa. Si precisa che il documento originale non è alterato in nessun modo dal processo di generazione del PDF (cfr. Art. 52 comma 1 lettera a del DPR 445/2000)

  Rubrica dei corrispondenti
WeLodge gestisce una rubrica per l’inserimento dei corrispondenti, con essa è immediato l’inserimento la cancellazione e la ricerca dei corrispondenti da utilizzare, quando necessario, come destinatari della corrispondenza dell’ente.

  Tracciatura
Tutte le operazioni effettuate mediante il sistema mantenuta mediante un apposito registro di Log, tali operazioni sono visibili in immediato attraverso uno storico delle attività presente all’interno del sistema, questo archivio permette la ricerca di tutte le attività, per Tipo, data, oggetto o operazione, realizzando di fatto un completo LOG per il sistema, riportando per ogni singola operazione chi l’abbia fatta e quando l’abbia fatta.

  Sicurezza
La soluzione offerta rispetta l’ultima normativa vigente sulla sicurezza informatica, di cui al decreto legislativo del 30/06/2003 n.196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”. In particolare il trattamento con strumenti elettronici richiamato nell’art.34 e nei modi previsti disciplinati nell’allegato b “Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza”.