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Atti a Formazione Progressiva in WeLodge

La vera “dematerializzazione” non deve essere ridotta al solo processo di digitalizzazione dei documenti, avendo il compito principale, faticoso e complesso, di favorire i processi di semplificazione e diminuzione delle procedure e dei passaggi nei processi decisionali.

Gli Atti a Formazione Progressiva rappresentano una serie ordinata di documenti ed operazioni orientate all’ottenimento di un risultato in cui possono intervenire più utenti coinvolti nello stesso procedimento amministrativo in tempi diversi (es. determinazioni dirigenziali, delibere, decreti, leggi, Consigli di Amministrazione, etc.).

Il modulo Atti, integrato nella piattaforma Welodge, è adatto a tutte le Organizzazioni che intendono snellire i propri processi interni di gestione della documentazione e delle informazioni. Il modulo permette di gestire tutte le tipologie di Atti, partendo dalla creazione fino all’adozione di un provvedimento conclusivo.

Dalla propria postazione di lavoro sarà possibile creare, modificare, completare, validare l’Atto che seguirà il suo percorso predefinito; non sarà più necessario portare un documento da un ufficio ad un altro per la sola vidimazione o per un parere contabile od un visto.

L’Atto è a disposizione degli uffici eventualmente interessati in tempo reale, mentre altri utenti abilitati avranno visibilità dei cambiamenti in essere (es. in bozza, in attesa di firma, in attesa parere, etc.).

Gli utenti potranno condividere i documenti in modo sicuro, firmarli, ricercarli e visualizzarli in modo veloce ed efficiente. Tutto viene gestito in completa autonomia di scelta operativa, come utilizzando la carta.

Atto I miei Atti

Configurazione del modulo

I moduli della piattaforma sono configurbili per adattarsi alle diverse realtà aziendali.

Definizione dei layout – un editor semplice ed intuitivo permette di creare, nel modo più gradito, il layout della documentazione che si forma automaticamente durante la gestione del flusso; una serie completa di [TAG] automatici permettono inoltre di definire campi dinamici valorizzati al completamento di una azione, come per esempio:

  • Numerazioni automaticheDefinizione Layout - Atti
  • Premessa
  • Dispositivo
  • Utenti coinvolti
  • Date
  • Oggetto delle proposte
  • Etc.

Definizione dei flussi - Il modulo permette di definire il flusso per qualsivoglia tipologia di Atto (es. determinazione con parere contabile, senza parere, con visto del Direttore Generale, proposta di delibera da inoltrare al Consiglio, etc.).

  • Attivare il flusso per una o più UOR
  • Protocollare automaticamente, la documentazione per ogni singolo step previsto (proposta, parere, ordine del giorno, etc.)
  • Registrare automaticamente l’Atto (Registri di Settore, Raccolte Ufficiali)
  • Definire gli utenti con il compito di visionare la documentazione prima della firma del dirigente
  • Definire gli utenti che collaborano con i Dirigenti alla redazione del parere
  • Definire diverse tipologie di pareri (es. approvato, non approvato, approvato con riserva, etc.)
  • Inviare notifiche automatiche (es. in attesa firma, completato, etc.)
  • Definire atti a firma congiunta
  • Definire step consultivi (es. pareri non vincolante)
  • Definire flussi con avvio automatico
  • Gestione della revoca, annullamento di un Atto (es. autotutela)
  • Definire la visibilità di un Atto (es. Atto Pubblico)
    Etc.

Definizione Layout Atti

Gestione dell’Atto

L’Atto viene creato e gestito nel formato elettronico all’interno del Sistema durante tutto il suo percorso; si ha sempre il pieno controllo del flusso conoscendone lo stato. Inoltre l’utente:

Può compilare le sezioni di interesse e tralasciare momentaneamente altre (es. premessa, dispositivo, etc.)
Può allegare qualsivoglia tipo di file
Definire Settori da notificare
Definire gli Utenti per la firma congiunta
Ha visibilità di eventuali azioni di altri sull’atto (firme, commenti, etc.).Atto_I miei Atti

Sono presenti inoltre le seguenti Funzionalità:

  • salvataggio di stati intermedi
  • preview in HTML
  • la generazione dei PDF
  • la firma digitale (anche multipla)
  • disponibilità dell’atto in formato p7m
  • firma alternativa in caso di indisponibilità della smartcard.

 

Statistiche Atti

Attraverso i moduli di ricerca è possibile reperire gli Atti e/o definire reportistiche personalizzate utilizzando i filtri a disposizione, come per esempio:

  • Stato (bozza, attesa firma, attesa parere, in Consiglio, etc.)
  • Tipologia Atto (es. Determinazione, Delibera, Legge, etc.)
  • Data (firma del proponente, firma del parere, approvazione, etc.)
  • Ufficio
  • Dirigente
  • Redattore
  • Con allegati
  • Etc.

Tutte le ricerche sono sempre esportabile nel formato file.xls

La funzionalità permette di generare Statistiche grafiche e numeriche su tutti gli Atti per stato, Settore, Utente, Data, Consiglio, etc. oltre la possibilità di esportare ogni griglia nel formato xls.

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