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Rilasciato WeLodge-FPA, il sistema intelligente per il controllo automatico e massivo delle fatture elettroniche passive

Rilasciato Welodge-FPA, il nuovo sistema intelligente per il controllo automatico e massivo delle fatture elettroniche passive, in versione on premise, standalone o come modulo aggiuntivo della piattaforma Welodge. 

L’obbligo normativo della fatturazione elettronica, negli ultimi anni, è stato una delle più importanti innovazioni in tema di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.

La fatturazione elettronica offre indubbiamente vantaggi in termini di risparmio ed efficienza delle imprese (es. risparmio gestione carta, semplificazione dei processi di fatturazione, etc.), ma ha messo in “evidenza” delle problematiche relazionate soprattutto alla gestione del ciclo passivo delle fatture elettroniche nella Pubblica Amministrazione con particolare riferimento alle fatture ricevute in forma “massiva” (es. fatture inviate dai gestori “Grandi Utenze” come Energia Elettrica, GAS, Acqua, etc.).

La gestione di una fattura comporta generalmente il suo esame secondo vari livelli di verifiche quali il rispetto delle norme nazionali, fiscali, accordi contrattuali fra le parti e la coerenza dei dati contenuti; verificare tutte queste informazioni su migliaia di fatture pervenute, entro il termine di 15 giorni per la definizione dell’Esito Committente, è una attività alquanto onerosa e complessa (si pensi ad esempio alla verifica degli importi, contatori, POD, etc.) e non priva di errori.

Si riportano a titolo esemplificativo ma non esaustivo alcune problematiche individuate per la gestione del ciclo passivo delle fatture elettroniche ricevute dalla PA in formato massivo:

- La fattura elettronica viene definita nel formato XML; i sistemi gestionali esistenti hanno cosi l’obbligo di adeguarsi al fine di acquisire in automatico i dati delle centinaia, migliaia di fatture ed evitare inutili ed laboriose gestioni cartacee;
- I fornitori definiscono i dati di dettaglio del servizio (es. periodo di fatturazione, consumi effettuati, tipologia di fatturazione, etc.) attraverso documenti allegati (il più delle volte la fattura nel “vecchio formato) che accompagnano la fattura elettronica; il controllo della documentazione e dei dati allegati diventa cosi una attività complicata e che richiede molte risorse.
- I dati contenuti nei file XML non sono fra di loro facilmente confrontabili e verificabili (POD, Contatore, indirizzo, consumo, etc.)
- La motivazione di un rifiuto “Esito Committente” deve essere gestita in modalità massiva (es. un lotto di fatture contiene gli stessi dati errati come ad esempio, Codice Ufficio errato, IVA non corretta, CIG mancante, etc.)
- Le fatture approvate seguono un flusso di liquidazione che deve essere necessariamente gestito in modalità massiva (tutte le fatture collegate ad un unico provvedimento).

Il nuovo sistema consente di snellire i flussi di lavoro relativi alle attività massive di controllo accettazione \ rifiuto e liquidazione delle fatture che pervengono dai fornitori di servizi dedicati alle “grandi utenze” (es. Energia Elettrica, Acqua, etc.) attraverso la definizione di “regole” e “warnings” cha vengono automaticamente applicate durante la fase di acquisizione.

La piattaforma è di tipo stand alone, ma può interagire con i sistemi terzi di acquisizione delle fatture (es. sistemi di protocollo, contabili, etc.) attraverso l’utilizzo di web services, diventando così uno strumento complementare che favorisce ed ottimizza la gestione del flusso passivo della fattura elettronica.

controlloFattureMassive

Si definiscono di seguito le caratteristiche funzionali della piattaforma

Caratteristiche Funzionali

Modulo per la gestione anagrafica
Ai fini dei controlli automatici che il Sistema effettua sulle Fatture PA in base alle regole predefinite è prevista una apposita sezione per il caricamento delle diverse anagrafiche collegate ai Fornitori (es. Dati principali dei Fornitori, Contatori, Contratti, etc.). Il sistema può agganciarsi ad anagrafiche esterne se presenti.
E’ possibile ancora gestire l’anagrafica contatori (indirizzo, contratto, etc.) ai fini dell’applicazione delle regole di validazione delle fatture (es. POD non più gestito, modifica del fornitore, etc.).

Modulo per la gestione delle regole
Il modulo principale della piattaforma è rappresentato dal “gestore di regole” che consente di predefinire, sulla base dei fornitori della Pubblica Amministrazione, i vincoli cui saranno sottoposte le fatture in fase di acquisizione da sistemi terzi.

Le regole si basano sui “Modelli di validazione” personalizzabili (non vi è limite al numero di modelli da creare), ovvero sottoinsiemi di regole opportunamente strutturati che il sistema esegue in sequenza per validare o meno una Fattura elettronica.

Tutte le fatture acquisite, opportunamente verificate dalla piattaforma sulla base delle regole predefinite, saranno quindi gestibili affinché l’operatore possa eseguire lo step successivo di accettazione o rifiuto in modalità “massiva” selezionando quelle d’interesse.
A titolo esemplificativo ma non esaustivo si possono definire una serie di regole che controllano i dati dei fornitori (es. Partita IVA, codice CIG, periodo di fatturazione, Contatore (POD), applicazione dello Split Payment, etc.), gli importi (es. importo totale, aliquota IVA, etc.) tipologia di fattura (es. nota di credito, conguaglio, etc.) permettendo il confronto di qualsivoglia informazione presente. Parte delle informazioni possono essere messe a disposizione dell’utente anche tramite lettura ottica dei file allegati nel formato PDF ed estrazione dei dati.

Gestione Massiva della Fattura

Il modulo rappresenta la griglia principale della piattaforma; le fatture acquisite e verificate in automatico sono immediatamente gestibili dall’operatore che potrà selezionarle in modalità massiva distinguendole in base alle regole di validazione (es. Fatture con CIG errato, Fatture Corrette, Fornitore non presente in anagrafica, Importo elevato, Fatture di Conguaglio, etc.).
Le fatture che hanno superato tutte le validazioni vengono definite nello stato “esito positivo”, quelle per le quali è necessario effettuare verifiche di dettaglio (es. importo elevato, periodo di fatturazione non corretto) vengono definite nello stato “esito negativo”.

Si definiscono i seguenti stati di gestione della fattura

1) Selezione massiva delle fatture (invio dell’Esito Committente): individuate le fatture da gestire sulla base delle regole di validazione (esito positivo o negativo), l’operatore può accettare \ rifiutare esprimendo l”Esito Committente (nel caso di rifiuto la motivazione, in modalità massiva, potrà essere definita in automatico dalla piattaforma ovvero manualmente dall’operatore se desiderato).

2) Esito Committente: le fatture accettate acquisiscono lo stato “EC positivo” quelle rifiutata di “EC negativo”; per le fatture accettate l’operatore potrà attivare, sulla base dei filtri predisposti nel motore di ricerca, la “liquidazione massiva” di cui al successivo step.

3) Liquidazione massiva: tutte le fatture da “liquidare” vengono predisposte, tramite interazione con i sistemi di gestione documentale terzi, per la definizione di un unico Atto di liquidazione ad esse collegato.

Gestione dei Report
Il Sistema predispone in automatico le seguenti tipologie di report:

- Report di dettaglio: sulla base delle validazioni predefinite, è possibile ottenere report di dettaglio delle fatture (es. numero fatture da rifiutare, fatture con CIG errato, Fatture non di competenza, periodo di fatturazione errato, etc.). E’ possibile ancora effettura ricerche di dettagli sulla base dei dati contenuti nelle fatture.

- Esportazione nel formato XLS: è presente una funzione per l’esportazione di tutte le fatture e dati nel formato file XLS nei diversi stati di lavorazione

- Stampa di riepilogo: rappresenta il documento di sintesi delle singole attività eseguite sulle fatture (es. importo totale fatture accettate, numero fatture accettare, fatture liquidate, etc.)

- Report sui consumi: è possibile verificare l’andamento dei consumi relazionati ai contatori per periodi definiti (es. anno, trimestre, etc.) ed in base alla pertinenza (es. capitolo di bilancio).

 

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