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La “Conservazione” rappresenta in estrema sintesi un processo di memorizzazione dei documenti digitali, secondo rigide regole tecniche, tale da garantire l’integrità, la non modificabilità e l’autenticità nel tempo del documento; l’apposizione della marcatura temporale e della firma digitale, oltre al soddisfacimento degli obblighi formali previsti dalla normativa, forniscono inoltre agli stessi effetti probatori.

Le opportune procedure di conservazione avvengono mediante un sistema di conservazione a norma, in attuazione di quanto previsto dall’art. 44, comma 1 del Codice dell’Amministrazione Digitale (d. lgs. n.82/2005) e dalle Regole Tecniche in materia di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice.

La soluzione tecnologica proposta
Il software proposto consente di gestire e monitorare tutte le fasi relative alla creazione di lotti da “conservare” come di seguito descritto. Il client consente l’esportazione massiva di documenti secondo quanto previsto dalla normativa in tema di “Conservazione Sostitutiva” e/o una semplice esportazione della documentazione archiviata.

La procedura di creazione dell’immagine è sottoposta ad un processo di monitoraggio dei files estratti al fine di verificarne la corretta corrispondenza dei codici hash con quelli del registro di protocollo.

Le fasi seguenti del processo sono sottoposte a verifica e monitoraggio della documentazione estratta:
1) In fase di firma del file indice (Il Sistema non consente di proseguire nelle fasi successive se la documentazione estratta non corrisponde alla documentazione archiviata);
2) Creazione dei files “immagine” (Il Sistema non consente di proseguire nelle fasi successive se la documentazione estratta non corrisponde alla documentazione archiviata);
3) Lettura da immagine (il Sistema avverte l’operatore che il documento estratto non corrisponde all’originale).

Si definiscono di seguito le fasi della procedura:

1) Accesso del Responsabile: il Responsabile della Conservazione accede alla piattaforma immettendo le proprie credenziali di autenticazione
2) Definzione dei documenti da estrarre: la procedura si avvia definendo quali documenti estrarre (es. per data, tipologia, mezzo d’invio, fascicolo, etc.); il sistema ne indicherà il potenziale “dimensionamento” affinché si possa definire il corretto supporto da utilizzare (es. CD, DVD, Blu Ray, supporto di dimensioni personalizzate, etc.)
3) Definzione del lotto di documenti: la fase successiva consente di definire i lotti, Conservazione 2affinché i documenti estratti (nel formato originale e/o PDF), possano essere fisicamente memorizzati all’intero di uno specifico spazio fisico su file system.
4) Avvio del processo di estrazione: la procedura, in fase di estrazione, si preoccuperà di distinguere la documentazione per numero di registrazione, giorno, mese ed anno e creare i files XML per singolo documento (contenenti i metadati del documento). Per ogni documento vengono estratti anche i relativi allegati ove presenti
5) Firma e marcatura temporale: completata l’estrazione dei dati la piattaforma chiede di apporre la firma digitale al “file indice” e la marcatura temporale
6) Creazione del file immagine: a seguito firma e marcatura temporale, il Sistema crea i files immagine (file.iso) sulla base del dimensionamento precedentemente stabilito in fase di creazione del lotto (la piattaforma calcola in automatico quanti files immagine creare)Conservazione 1
7) Supporto auto consistente: ogni file immagine creato conterrà un swf auto-avviante attraverso il quale sarà possibile ricercare, visualizzare e scaricare la documentazione contenuta nel supporto stesso (es. per oggetto, mittente / destinatario, numero, etc.). Avviato il supporto rimovibile creato (CD/DVD/etc.) si aprirà automaticamente il motore di ricerca dei documenti estratti (export viewer).